Dichiarazione di supervisione umana

Preambolo, natura ed efficacia del documento

Nil Tech Europe S.r.l., con sede legale in Via Calmaggiore 5, 31100 Treviso (TV), Italia, P. IVA IT 05614380268 (di seguito «Niltech»), adotta il presente documento al fine di rendere concreta la capacità dell'operatore di comprendere limiti, verificare fonti, correggere risultati, interrompere il flusso ed escalare.

Il documento è un atto societario di trasparenza e accountability. Non costituisce certificazione di terza parte, parere legale destinato a soggetti diversi dalla società, garanzia assoluta di sicurezza o dichiarazione generalizzata di conformità; gli impegni contrattuali derivano esclusivamente dagli accordi applicabili.

La supervisione umana è configurata come potere effettivo e informato di comprendere, verificare, correggere, rifiutare, interrompere ed escalare. La presenza nominale di un operatore o una conferma meramente formale non sono considerate misure sufficienti.

Ambito soggettivo e oggettivo

Il perimetro oggettivo comprende ClaimEvidence, le relative interfacce pubbliche e i trattamenti strettamente connessi alle funzionalità descritte. Il sito istituzionale e la libreria documentale sono pubblicati su claimevidence.tech; il servizio applicativo è accessibile sul distinto dominio app.claimevidence.tech. Hostinger fornisce l’infrastruttura e, secondo la configurazione applicabile, il trasporto della posta. MySQL/MariaDB è software eseguito nell’ambiente controllato e non un sub-responsabile autonomo salvo distinto servizio gestito. OpenAI presta il servizio API soltanto per le funzioni abilitate; un eventuale fornitore email separato deve essere identificato e qualificato prima dell’uso.

Le operazioni considerate riguardano raccolta guidata di fotografie e documenti, organizzazione per pratica, controlli di completezza, supporto analitico configurabile, revisione umana ed esportazione. Le categorie di informazioni potenzialmente interessate sono: richieste demo e security pack sul sito; nell’applicazione, identificativi pratica, contatti autorizzati, fotografie, documenti, note, metadati di sessione e output assistiti. L’effettivo ruolo privacy, il titolo giuridico e l’ampiezza del trattamento dipendono dal rapporto contrattuale e dalle istruzioni lecite del soggetto che determina finalità e mezzi essenziali.

Definizioni e criteri interpretativi

• «Servizio»: l’insieme delle funzionalità di ClaimEvidence rese disponibili in base al contratto.
• «Cliente»: la persona giuridica o il professionista che conclude il contratto con Niltech.
• «Utente autorizzato»: la persona fisica abilitata dal Cliente a utilizzare il Servizio sotto la sua responsabilità.
• «Dati del Cliente»: dati, documenti, immagini, istruzioni e ogni altro contenuto conferito o generato per conto del Cliente.
• «Output assistito»: risultato elaborato mediante regole automatizzate o componenti di intelligenza artificiale, soggetto ai controlli indicati.
• «Fornitore ulteriore»: soggetto terzo che presta a Niltech un servizio tecnico rilevante per il perimetro documentato.
• «Incidente»: evento che compromette o può compromettere riservatezza, integrità, disponibilità, autenticità o resilienza.
• «Giorno lavorativo»: ogni giorno diverso da sabato, domenica o festività nazionale italiana.

Obblighi e presidi specifici

1. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a formare l'operatore su scopo, limiti, bias, sicurezza e privacy. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

2. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a presentare input, provenienza e output in modo comprensibile. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

3. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a richiedere confronto con fonti e contesto prima dell'approvazione. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

4. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a consentire modifica, rifiuto, nuova elaborazione e override. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

5. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a definire stop conditions e canali di escalation disponibili. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

6. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a registrare decisioni rilevanti senza usare log per valutazioni improprie. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

Autorità umana

L’operatore autorizzato può accettare, correggere, ignorare o chiedere nuova elaborazione. Le decisioni professionali restano dell’organizzazione competente.

Punti di controllo

• verifica di identità del fascicolo e adeguatezza degli input
• confronto dell’output con documenti, immagini e fonti
• validazione di dati, stime, citazioni e conclusioni
• approvazione prima di esportazione o uso esterno

Escalation e sospensione

Contraddizioni, bassa qualità, dati sensibili inattesi, possibile pregiudizio, anomalia di sicurezza o uso fuori scopo impongono escalation. L’utente interrompe il flusso e usa il processo manuale quando la verifica non è possibile.

Evidenze

I registri controllati documentano formazione, revisioni delle istruzioni, eccezioni, override, incidenti e riesami. Non viene dichiarata una percentuale automatica di revisione se non misurata.

Effettività della supervisione

La presenza nominale di una persona nel flusso non costituisce supervisione. Il reviewer deve comprendere capacità e limiti del sistema, avere accesso agli input e alle fonti, tempo e competenza sufficienti, autonomia per dissentire e autorità per correggere, ignorare, interrompere o escalare.

Per ClaimEvidence nessun output assistito diviene decisione professionale per il solo fatto di essere generato o visualizzato. Il soggetto che approva assume la decisione sulla base del fascicolo complessivo e registra gli elementi materiali che giustificano accettazione o scostamento.

Punti di controllo e criteri di arresto

• prima dell’elaborazione: legittimità, pertinenza, qualità, provenienza e dati eccedenti
• sull’output: completezza, coerenza, fonti, incertezza, bias e conseguenze dell’uso
• prima dell’uso esterno: identità dell’approvatore, destinatari, forma di bozza e avvertenze necessarie
• arresto obbligatorio in caso di fonte non verificabile, dati essenziali mancanti, conflitto materiale, rischio non autorizzato o uso escluso

Override, contestazione e registrazione

L’override non richiede di dimostrare che il sistema sia “sicuramente errato”; è sufficiente che l’output non soddisfi il criterio di affidabilità per l’uso. Il reviewer registra correzione, fonte, motivazione ed eventuale escalation senza essere penalizzato per il dissenso in buona fede.

Override ripetuti, near miss, reclami ed errori materiali alimentano la revisione del rischio. I registri sono minimizzati, protetti e conservati secondo finalità; non sono utilizzati per valutazioni del personale incompatibili con la finalità dichiarata.

Ripartizione delle responsabilità e limiti di affidamento

Il Cliente garantisce, per quanto di propria competenza, la liceità dei dati e delle istruzioni conferite, l’abilitazione degli utenti, l’adeguatezza delle basi giuridiche e delle informative, nonché la verifica professionale degli output. Niltech resta responsabile delle attività direttamente poste sotto il proprio controllo e non assume le funzioni regolamentari, deontologiche o decisionali proprie del Cliente.

Gli output di ClaimEvidence hanno natura ausiliaria. Salvo patto espresso e le norme inderogabili, essi non costituiscono parere legale, perizia, decisione assicurativa, determinazione di responsabilità, valutazione creditizia o altro atto riservato. Il destinatario deve esaminare fonti, completezza, coerenza e conseguenze prima di utilizzarli.

Nessuna clausola limita responsabilità che non possa essere esclusa per legge. Fuori da tali ipotesi, imputazione, rimedi, limiti e criteri di quantificazione seguono il contratto applicabile, tenuto conto del concorso del danneggiato, dell’obbligo di mitigazione e della prevedibilità del danno secondo la legge regolatrice.

Prova, riesame, richieste e legge applicabile

Ogni affermazione materiale deve poter essere ricondotta a un contratto, una configurazione approvata, un registro, un verbale, un test, un log o altra evidenza attendibile. Dichiarazioni del fornitore e controlli propri di Niltech sono mantenuti distinti. L’assenza di incidenti non prova, da sola, l’efficacia di una misura.

Le revisioni sono datate, motivate e approvate. Una revisione successiva non modifica retroattivamente i fatti o gli impegni applicabili a periodi precedenti. Le copie pubblicate sono identificate mediante codice, data e impronta crittografica; tali elementi provano l’integrità della copia, non l’efficacia sostanziale dei controlli descritti.

Segnalazioni, richieste di chiarimento, esercizio di diritti e contestazioni possono essere inviati a info@nil-tech.net. Niltech verifica l’identità e la legittimazione quando necessario, registra la richiesta, risponde nei termini applicabili e comunica eventuali proroghe o dinieghi motivati.

Salvo diversa disposizione inderogabile o pattuizione scritta, la legge italiana disciplina l’interpretazione del documento. La versione italiana costituisce il testo di riferimento; la traduzione inglese è fornita per agevolare la consultazione.