Retention, cancellazione, diritti e reclami

Preambolo, natura ed efficacia del documento

Nil Tech Europe S.r.l., con sede legale in Via Calmaggiore 5, 31100 Treviso (TV), Italia, P. IVA IT 05614380268 (di seguito «Niltech»), adotta il presente documento al fine di definire criteri di conservazione e cancellazione collegati a finalità, istruzioni, obblighi, copie tecniche e diritti degli interessati.

Il documento è un atto societario di trasparenza e accountability. Non costituisce certificazione di terza parte, parere legale destinato a soggetti diversi dalla società, garanzia assoluta di sicurezza o dichiarazione generalizzata di conformità; gli impegni contrattuali derivano esclusivamente dagli accordi applicabili.

La conservazione è determinata secondo necessità e proporzionalità, avuto riguardo alle finalità, alle istruzioni del titolare, agli obblighi di legge, alla tutela dei diritti e ai tempi tecnici documentati. La mera disponibilità di spazio o la convenienza operativa non costituiscono titolo per una conservazione ulteriore.

Ambito soggettivo e oggettivo

Il perimetro oggettivo comprende ClaimEvidence, le relative interfacce pubbliche e i trattamenti strettamente connessi alle funzionalità descritte. Il sito istituzionale e la libreria documentale sono pubblicati su claimevidence.tech; il servizio applicativo è accessibile sul distinto dominio app.claimevidence.tech. Hostinger fornisce l’infrastruttura e, secondo la configurazione applicabile, il trasporto della posta. MySQL/MariaDB è software eseguito nell’ambiente controllato e non un sub-responsabile autonomo salvo distinto servizio gestito. OpenAI presta il servizio API soltanto per le funzioni abilitate; un eventuale fornitore email separato deve essere identificato e qualificato prima dell’uso.

Le operazioni considerate riguardano raccolta guidata di fotografie e documenti, organizzazione per pratica, controlli di completezza, supporto analitico configurabile, revisione umana ed esportazione. Le categorie di informazioni potenzialmente interessate sono: richieste demo e security pack sul sito; nell’applicazione, identificativi pratica, contatti autorizzati, fotografie, documenti, note, metadati di sessione e output assistiti. L’effettivo ruolo privacy, il titolo giuridico e l’ampiezza del trattamento dipendono dal rapporto contrattuale e dalle istruzioni lecite del soggetto che determina finalità e mezzi essenziali.

Definizioni e criteri interpretativi

• «Servizio»: l’insieme delle funzionalità di ClaimEvidence rese disponibili in base al contratto.
• «Cliente»: la persona giuridica o il professionista che conclude il contratto con Niltech.
• «Utente autorizzato»: la persona fisica abilitata dal Cliente a utilizzare il Servizio sotto la sua responsabilità.
• «Dati del Cliente»: dati, documenti, immagini, istruzioni e ogni altro contenuto conferito o generato per conto del Cliente.
• «Output assistito»: risultato elaborato mediante regole automatizzate o componenti di intelligenza artificiale, soggetto ai controlli indicati.
• «Fornitore ulteriore»: soggetto terzo che presta a Niltech un servizio tecnico rilevante per il perimetro documentato.
• «Incidente»: evento che compromette o può compromettere riservatezza, integrità, disponibilità, autenticità o resilienza.
• «Giorno lavorativo»: ogni giorno diverso da sabato, domenica o festività nazionale italiana.

Obblighi e presidi specifici

1. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a censire dataset, sistema master, copie, log, export e backup. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

2. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a associare trigger, periodo, base, owner e metodo di cancellazione. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

3. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a distinguere cancellazione logica, fisica, crittografica e differita. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

4. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a gestire legal hold e conflitti con obblighi o difesa di diritti. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

5. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a coordinare accesso, rettifica, limitazione, portabilità e opposizione. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

6. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a produrre prove verificabili e comunicare eccezioni al titolare. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

Principi

I dati sono conservati per il tempo necessario a finalità, contratto, sicurezza e obblighi. Ogni categoria deve avere evento iniziale, durata, azione finale, owner, sistema e prova.

Le richieste del sito rimaste senza risposta o non convertite in rapporto contrattuale e le relative copie nella casella di posta sono eliminate entro 90 giorni dalla ricezione, salvo trattativa documentata o distinta necessità legale. I dati conferiti al servizio seguono le istruzioni del cliente, il contratto e il registro di conservazione. Le evidenze di cancellazione sono conservate nei limiti necessari alla responsabilizzazione e alla tutela dei diritti.

Cancellazione

La cancellazione segue richiesta autorizzata, verifica di identità e perimetro, blocco per obblighi o contenzioso, esecuzione sui sistemi applicabili e registrazione dell’esito. I cicli delle copie di continuità seguono il calendario verificato.

Diritti

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità sono gestiti secondo ruolo. Per i dati cliente Niltech assiste il titolare; per i propri dati risponde direttamente.

Reclami e contatti

Le richieste possono essere inviate a info@nil-tech.net. Resta il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente.

Calendario di conservazione e criteri

Ogni categoria deve avere finalità, evento iniziale, termine o criterio, sistema e copie interessate, base, owner, metodo di cancellazione, eccezione e prova. Non è conforme sostituire tali elementi con formule indefinite quali “finché necessario” senza indicare chi valuta la necessità e secondo quali parametri.

Le richieste del sito rimaste senza risposta o non convertite in rapporto contrattuale e le relative copie nella casella di posta sono eliminate entro 90 giorni dalla ricezione, salvo trattativa documentata o distinta necessità legale. I dati conferiti al servizio seguono le istruzioni del cliente, il contratto e il registro di conservazione. Le evidenze di cancellazione sono conservate nei limiti necessari alla responsabilizzazione e alla tutela dei diritti.

Backup, log di sicurezza, copie temporanee, corrispondenza e dati di account seguono cicli distinti. La scadenza nel sistema primario non implica cancellazione istantanea da copie di sicurezza; queste restano segregate, non sono riutilizzate ordinariamente e decadono secondo il ciclo documentato.

Cancellazione, legal hold e richieste

La cancellazione è logica o fisica secondo il supporto e il rischio, comprende indici e copie operative identificabili e produce evidenza proporzionata senza conservare il dato cancellato. Un obbligo di legge, ordine dell’autorità o esigenza concreta di difesa può sospenderla mediante legal hold circoscritto, approvato e riesaminato.

Le richieste dell’interessato sono valutate dal titolare competente; cancellazione e portabilità non sono assolute. Ogni diniego o limitazione indica la base applicabile e informa dei rimedi disponibili, senza rivelare dati di terzi o compromettere segreti tutelati.

Ripartizione delle responsabilità e limiti di affidamento

Il Cliente garantisce, per quanto di propria competenza, la liceità dei dati e delle istruzioni conferite, l’abilitazione degli utenti, l’adeguatezza delle basi giuridiche e delle informative, nonché la verifica professionale degli output. Niltech resta responsabile delle attività direttamente poste sotto il proprio controllo e non assume le funzioni regolamentari, deontologiche o decisionali proprie del Cliente.

Gli output di ClaimEvidence hanno natura ausiliaria. Salvo patto espresso e le norme inderogabili, essi non costituiscono parere legale, perizia, decisione assicurativa, determinazione di responsabilità, valutazione creditizia o altro atto riservato. Il destinatario deve esaminare fonti, completezza, coerenza e conseguenze prima di utilizzarli.

Nessuna clausola limita responsabilità che non possa essere esclusa per legge. Fuori da tali ipotesi, imputazione, rimedi, limiti e criteri di quantificazione seguono il contratto applicabile, tenuto conto del concorso del danneggiato, dell’obbligo di mitigazione e della prevedibilità del danno secondo la legge regolatrice.

Prova, riesame, richieste e legge applicabile

Ogni affermazione materiale deve poter essere ricondotta a un contratto, una configurazione approvata, un registro, un verbale, un test, un log o altra evidenza attendibile. Dichiarazioni del fornitore e controlli propri di Niltech sono mantenuti distinti. L’assenza di incidenti non prova, da sola, l’efficacia di una misura.

Le revisioni sono datate, motivate e approvate. Una revisione successiva non modifica retroattivamente i fatti o gli impegni applicabili a periodi precedenti. Le copie pubblicate sono identificate mediante codice, data e impronta crittografica; tali elementi provano l’integrità della copia, non l’efficacia sostanziale dei controlli descritti.

Segnalazioni, richieste di chiarimento, esercizio di diritti e contestazioni possono essere inviati a info@nil-tech.net. Niltech verifica l’identità e la legittimazione quando necessario, registra la richiesta, risponde nei termini applicabili e comunica eventuali proroghe o dinieghi motivati.

Salvo diversa disposizione inderogabile o pattuizione scritta, la legge italiana disciplina l’interpretazione del documento. La versione italiana costituisce il testo di riferimento; la traduzione inglese è fornita per agevolare la consultazione.